Une copropriété est considérée en difficulté si, au moment où elle arrête les comptes annuels, les impayés atteignent 25 % des sommes exigibles si elle comprend jusqu’à 200 lots de copropriété (15 % si elle comporte 201 lots et plus).

Ce pourcentage est calculé sur la base des sommes exigibles au titre du budget prévisionnel et des dépenses suivantes :

• Travaux de conservation et d’entretien de l’immeuble (hors maintenance)
• Travaux portant sur les éléments d’équipement communs (hors maintenance)
• Travaux d’amélioration
• Études techniques (diagnostics et consultations)

Lorsque le niveau d’impayés atteint les pourcentages décrits, le syndic de copropriété doit en informer le conseil syndical.

Cette information doit présenter l’état des impayés avant répartition à la date de clôture des comptes.

La lettre doit être adressée sans délai à chaque membre du conseil syndical.

Le syndic a 1 mois à partir de la clôture des comptes pour faire un recours auprès du président du tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble et demander la désignation d’un mandataire ad hoc.

Si le syndic n’agit pas dans ce délai, le président du tribunal judiciaire peut être saisi directement par l’une des personnes suivantes :

• Copropriétaires représentant au moins 15 % des voix du syndicat des copropriétaires
• Président du conseil syndical. Il agit aux frais du syndicat des copropriétaires. Il doit fournir au syndic un état des frais de justice prévisionnels accompagné de devis pour qu’il procède aux avances nécessaires
• Créancier dont les factures de travaux, d’eau ou d’énergie, votées par l’assemblée générale et exécutés, restent impayées depuis au moins 6 mois et après un commandement de payer non respecté
• Préfet
• Procureur de la République
• Président de l’organe délibérant de l’EPCI compétent en matière d’habitat du lieu de situation de l’immeuble
• Maire de la commune où est situé l’immeuble

Lorsque la demande tendant à la désignation d’un mandataire ad hoc n’émane pas du syndic, le président du tribunal judiciaire statue en la forme des référés. L’assignation est délivrée au syndicat des copropriétaires.

La saisine doit être accompagnée des pièces justificatives (factures impayées, lettres de rappel, mises en demeure, échanges de courriers divers…).

Le président du tribunal judiciaire peut entendre toute personne de son choix avant de rendre sa décision.

Le tribunal judiciaire peut désigner par ordonnance ou sur requête un mandataire ad hoc dont il détermine les missions et la rémunération.

Le mandataire ad hoc désigné reçoit pour l’ensemble de sa mission une rémunération forfaitaire dont le montant est fixé en tenant compte du nombre de lots dans la copropriété.

Le mandataire ad hoc peut être un administrateur judiciaire ou, exceptionnellement, une personne physique (un particulier) ou une personne morale justifiant d’une expérience ou d’une qualification particulière et remplissant notamment des conditions d’impartialité et d’indépendance.

Le mandataire ad hoc désigné doit en avertir, sans délai, les copropriétaires par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise contre émargement.

Le mandataire ad hoc a la mission suivante :

• Analyser la situation financière de la copropriété et l’état de l’immeuble
• Élaborer des préconisations pour rétablir l’équilibre financier et assurer la sécurité de l’immeuble
• Mener toute action de médiation et de négociation entre les parties en cause

Le mandataire ad hoc peut se faire assister à ses frais, sur autorisation du juge, de tout tiers de son choix pour mener sa mission.

Par ailleurs, le syndic doit fournir au mandataire ad hoc désigné l’ensemble des documents nécessaires à la réalisation de sa mission. La transmission de ces documents doit être faite dans les 15 jours suivant la notification de l’ordonnance du juge au syndic.

Le mandataire ad hoc peut saisir le président du tribunal judiciaire des difficultés rencontrées dans l’exercice de sa mission.

Le mandataire ad hoc doit d’abord adresser un rapport de mission au président du tribunal judiciaire dans un délai de 3 mois renouvelable une fois.

Ce rapport doit comporter les éléments suivants :

• État des lieux de l’organisation juridique et foncière de la copropriété
• Situation technique de l’immeuble (analyse des charges courantes, travaux et opérations exceptionnels et diagnostics)
• Analyse du fonctionnement des instances de la copropriété, de l’ensemble des comptes (impayés, dettes et créances non recouvrées, …), contentieux en cours et contrats souscrits
• Préconisations, calendrier des actions à mettre en œuvre par ordre de priorité et estimation sommaire des dépenses et recettes envisagées dans le cadre de ces actions

Lorsque le mandataire ad hoc constate que le copropriété rencontre d’importantes difficultés financières ou de gestion, il doit saisir le juge pour qu’il désigne un administrateur provisoire pour éviter de retarder la mise en œuvre des mesures remédiant aux difficultés.

Ce rapport doit ensuite être transmis par le greffe du tribunal judiciaire au syndic, au conseil syndical, au maire de la commune où se situe l’immeuble, au préfet et au président de l’organe délibérant de l’EPCI compétent en matière d’habitat du lieu de situation de l’immeuble.

Le syndic doit informer chaque copropriétaire de la possibilité de consulter le rapport de mission, à son bureau ou tout autre lieu fixé par l’assemblée générale, pendant les heures ouvrables dans le mois qui suit la remise du rapport.

Cette information doit leur parvenir par l’un des moyens suivants :

• Lettre recommandée avec avis de réception
• Remise contre émargement
• Courrier électronique après accord du copropriétaire préalablement informé de cette possibilité

Un extrait du rapport peut être joint au courrier.

Une copie du rapport peut être remise à tout copropriétaire qui en fait la demande et à ses frais, y compris par voie dématérialisée.

Le syndic doit inscrire les projets de résolution nécessaires à la mise en œuvre du rapport à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette assemblée générale doit se tenir dans les délais suivants :

• Dans les 6 mois suivant la remise du rapport si aucune mesure d’urgence n’est recommandée
• Ou dans les 3 mois suivant la remise du rapport si des mesures d’urgence sont recommandées

Le syndic doit convoquer une assemblée générale spéciale si aucune assemblée n’est déjà prévue dans le délai (6 ou 3 mois).

Le procès-verbal de l’assemblée générale qui s’est tenue doit par la suite être notifié par le syndic dans les 6 mois suivants la remise du rapport aux personnes suivantes :

• Auteurs de la saisine
• Juge
• Mandataire ad hoc

Le président du tribunal judiciaire précise et motive spécialement dans sa décision l’imputation des frais relatifs à l’intervention du mandataire ad hoc. Cette affectation peut avoir lieu entre le syndicat des copropriétaires et les autres parties à la procédure, ou le partage des frais entre eux.